WorkFlow- obieg informacji w Twojej firmie

Jednym spośród najważniejszych problemów przy prowadzeniu dużego lub średniego przedsiębiorstwa jest obieg dokumentów i informacji. Klasyczny, papierowy sposób jest wolny i zawodny, ze względu chociażby na sytuację gdy jakiś ważny dokument przykładowo może się zgubić workflow.

E-biznes, internet
Autor: sxc.hu
Źródło: http://sxc.hu

Workflow (ang. Work flow czuli przepływ pracy) jest to, według koalicji WFMC (ang. WorkFlow Menagement Coalition):”automatyzacja procesów biznesowych, w całości lub w części, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur zarządczych”.

Ogólnie pojęcie to jest używane w odniesieniu do oprogramowania, w szczególności tego, które służy wspieraniu pracy w grupach. Programy takie pomagają określić jakie role w przetwarzaniu dokumentów pełnią osoby uczestniczące w wykonywaniu wyznaczonej czynności oraz jakie są stany pośrednie dokumentów. Jako jeden z przykładów można podać realizację obiegu szkolenia w firmie. Osoby zlecające wykonanie zadania związanego z organizacją szkolenia wprowadzają dane wejściowe (miejsce i tematykę szkolenia i pracowników, których ono obejmuje), powstaje dokument zgłoszenia szkolenia. Później dane są odbierane przez osobę realizującą zadanie (zaproponowany zostaje np. termin wyjazdu, rodzaj środka transportu, firma szkoleniowa i tym podobne), zgłoszenie zmienia się w dokument szkolenia. Informacje te trafiają znowu do decydentów, którzy akceptują informacje o realizacji zlecenia (na przykład wyrażają zgodę na nocleg w Hotelu Gołębiewski w Karpaczu), dokument delegacji zostaje zatwierdzony do wykonania. Pracownicy realizują zlecenie, potwierdzają odbycie szkolenia, dokument szkolenia staje się zrealizowany, a następnie następuje akceptacja zwrotów kosztów wyjazdu. Widoczne jest, że wszystkie etapy przetwarzania takiej informacji charakteryzują się określonym zbiorem osób wykonujących wyznaczone zadania na dokumentach i zdefiniowanym zestawem możliwych stanów dokumentu. Są to charakterystyczne cechy procesu workflow. Systemy obiegu dokumentów umożliwiające takie działania to na przykład: eSoda (program darmowy), BOS, eDokumenty (licencja to koszt 850 PLN za każde stanowisko) lub M-Files. Umożliwiają one między innymi zarządzanie dokumentami, obieg faktur, wszelkiego rodzaju zleceń oraz informacji handlowych, obsługują faks jak również skaner, klasyfikują dokumenty jak również umożliwiają ich szybkie odnalezienie.

To, na który program do obiegu dokumentów się zdecydować, zależy od potrzeb firmy. Do rozważenia jest też kwestia tego, czy za program płacić, czy zdecydować się na darmowe rozwiązanie. Interesujących się tą kwestią zachęcam do odwiedzenia forów internetowych i stron producentów oprogramowania, gdzie znajdziemy szersze specyfikacje konkretnych programów.